メールでの退職の切り出し方を5つの事例でご紹介します!

上司に退職の相談をしたいけど、直接伝えるのは緊張するなぁ

ポチ
ポチ
恭一
恭一

そういう時は、メールで伝えるのも、一つの手段だよ。

恭一さん!え、でも、メールだと、失礼にならないかな?

ポチ
ポチ
恭一
恭一

大丈夫!一番最初の相談や、上司と話すためのアポ取りで使えるよ!

いざ退職を伝えるとなると、緊張して上司に声を掛けづらいですよね。

「今お時間よろしいでしょうか。」と聞いても、「ああ?後でね。」なんて軽くあしらわれたり。
そうこうしているうちに、繁忙期に突入してしまった、なんて経験ありませんか?

結局あなたは、上司に退職を伝えられず、退職したい気持ちを抱えながら、仕事をしていると思います。

そんな時は、メールを使って退職を切り出してみましょう。

「メールで退職を切り出すなんて、失礼じゃないかな?」と思ってしまいますが、そうやって失礼がないようにと考えすぎて、退職を口にできなくなっている方が、問題ありです。

では実際に、どのようにして、メールで退職を切り出せばよいのか。一緒に、見ていきましょう。

事例1:アポイントを取る

恭一
恭一

退職を伝えるのに、ワンクッションを置こう!

いきなり「退職します!」と伝えるのではなく、「お時間いただいても、よろしいでしょうか。」とアポイントを取りましょう。

「退職する」という結論を、すぐにでも切り出して、解放されたい気持ちも分かりますが、相手も人間です。上司も自分の業務をこなしながら、仕事をしていますから、落ち着いて話せる時間を用意すべきです。

相手の時間を確保することで、あなたと相手の準備する時間を、用意しましょう。

では実際に、どのような文章で切り出すのか、確認しましょう。

個別のご相談のお伺い

○○部長

お疲れ様です。○○です。

お忙しいところ恐縮ですが、少しお話させていただきたいことがあるため、
少々お時間をいただくことは可能でしょうか。

会議室等の場所で、個別にご相談させていただきたいと思います。
時間は15分もかからないかと思います。

ご検討のほどよろしくお願いいたします。

ポイントとして、必ず個別に話せる場所を、希望していることを伝えてください。
退職の話となると、あまり他の人に知られては、不都合なことも多いと思います。
周りに誰もいないところで話しましょう。

また、どれくらいの時間がかかる内容なのかも、予め伝えましょう。
「退職をする」という結論を伝えるだけですが、相手の時間をいただいていることに変わりありません。おおよそでもいいので、どれくらい時間がいるのか、事前に伝えましょう。

いずれにせよ、相手の時間をいただくことに、お詫びや感謝の気持ちを伝えると好印象です。

内容は簡潔に、急な報告に相手を驚かせないよう、ワンクッション置いた内容を、意識しましょう。

事例2:はっきり退職したい意思を伝える

「退職したいです」って言って、大丈夫かな?

ポチ
ポチ

あなたの意思を伝えるからには、曖昧にしてはぐらかしたりせず、はっきりと退職する意思を伝えましょう。

相手に分かりやすく伝えるためにも、「どういうことを言いたいメールなのか」がはっきり分かる、切り出し方を意識しましょう。

上司にとっても、あなたの意思がはっきり分かれば、これからどういう話をするか、心構えが出来ます。

退職の意思を伝える内容のメールは、以下のようになります。

退職のご相談のお伺い

○○部長

お疲れ様です。○○です。

突然の申し出、失礼いたします。
この度、一身上の都合により退職をさせていただきたく、ご連絡致しました。

つきましては、退職の手続きに引き継ぎ等についてのご相談をさせていただきたいと存じます。
お忙しいところ恐縮ですが、少々お時間をいただくことは可能でしょうか。

メールでの報告となり、大変申し訳ございません。
お手数をおかけしますがよろしくお願いいたします。

ここでのポイントは、退職する意思をはっきりと伝えることです。
理由を記載してのメールの内容も解説しますが、「一身上の都合」でも問題ありません。

ここでも、相手の時間を確保できるか、確認しておくべきでしょう。
メールだけのやり取りで済むのなら、それでも良いのですが、相手から面談を提案される可能性もありますので、先にこちらから提案しましょう。

そして、いつ退職するかについては、ここで記載しなくて構いません。
上司としては、いつ頃退職したいのかを伝えられても、引き継ぎ等の準備もありますから、一方的に決めずに、相談する流れに持っていきましょう。

メールで簡潔に伝えていますから、相手に失礼のないようにしましょう。

あなたが上司に伝えたい「退職」の意思を、メールの中で、しっかり切り出しましょう。

事例3:退職理由は前向きな言葉にする

恭一
恭一

前向きな理由にすると、相手も納得してくれるよ。

退職する理由は「一身上の都合」でも構いませんが、相手にちゃんと伝えたいと考える場合は、退職理由は前向きな言葉に変換して、伝えましょう。

あなたが職場に対して、何か不満があったとしても、それを正直に伝えないようにしてください。

不満な理由で退職すると分かれば、円満退職とはいかなくなるかもしれません。

前向きな言葉というのを、具体的にしてみたのを、こちらに挙げてみます。

退職のご相談のお伺い

○○部長

お疲れ様です。○○です。

突然のことで大変申し訳ありませんが、退職したいと考えております。
かねてより〇〇業界に興味があり、今の仕事にやりがいを感じているものの、今その業界に挑戦しないと後悔するという思いに至り、退職を決意しました。

つきましては、退職の手続きに引き継ぎ等についてのご相談をさせていただきたいと存じます。
お忙しいところ恐縮ですが、少々お時間をいただくことは可能でしょうか。

メールでの報告となり、大変申し訳ございません。
お手数をおかけしますがよろしくお願いいたします。

退職理由を伝える場合は、前向きな言葉にしてメールしましょう。
仕事に不満な気持ちを、正直に切り出さず、「今の仕事を辞めなければできないこと」を前向きな理由として、記載しましょう。

メールで退職を報告しますので、上司に気を配った内容にしましょう。
メールでしか連絡できない状況で、丁寧にお詫びの言葉も入れると、なお良いでしょう。

前向きな退職理由であれば、上司もあなたの退職について、サポートしてくれ、その後の活躍も応援してくれるでしょう。

事例4:引き止められにくい退職理由にする

「退職するな」って言われたら、どうしよう。

ポチ
ポチ

上司はあなたが退職することを、都合が悪いと感じて、引き止めてくる可能性があります。
そうならないためにも、「これはやむを得ないな」と思えるような、退職理由を用意しましょう。

曖昧な理由や、仕事に対しての不満だと、「そこは改善するから、辞めないでくれ」と言われてしまうかもしれません。

あなたの会社では、どうやっても対処できない理由であれば、引き止めを受ける確率も減るでしょう。

そうは言っても、なかなかメールとしての文章として思い浮かばないと思います。
今回は、体調不良を理由にしたものを、用意してみました。

退職のご相談のお伺い

○○部長

お疲れ様です。○○です。

突然のことで大変申し訳ありませんが、退職したいと考えております。
ここのところ体調が思わしくなく、病院を受診したところ、治療に専念すべきとの助言を受けました。
また自分自身も、一度仕事を離れてしっかりと療養したいと思い、退職を決意しました。
誠に勝手ではございますが、〇月末までに会社を退職させていただけますでしょうか。

至らない私をご指導いただき、大変感謝しております。
メールでの報告となりましたこと、大変申し訳ございません。
お手数をおかけしますがよろしくお願いいたします。

体調不良を原因としたメールの内容でしたが、基本的にはあなた自身にも、退職の道しか無かった、と言える理由が良いです。体調不良であれば医師の診断、転職であれば転職先からの誘いがあるなど、不可抗力な理由が良いでしょう。

また、相手が納得できるよう、今までお世話になったことの感謝の気持ちを、忘れずメールに残しましょう。全く引き止める余地がないと、相手の気持ちに配慮が欠けている状態になりますから、「あなたのおかげでここまで頑張れました」という言葉を、一言入れておきましょう。

引き止めにくく、やむを得ない理由であれば、退職日の希望をこちらから出しても、不自然ではありません。

相手に配慮しつつ、あなたの退職が引き止められるものではないことを、アピールしましょう。

事例5:退職の意思が固いことを伝える

恭一
恭一

退職を引き止められた時を想定して、自分の退職する意思を確認しておこう。

上司と話しているうちに、だんだん退職する気持ちが失せてきたり、引き止めを断りずらくなっていませんか?周囲の流れや、自身の感情の変化に惑わされないよう、最初にあなたの退職する意思が揺るがないことを、伝えましょう。

「なるべく君の不満を改善していくから、もう少し頑張ってみないか?」と言われても、簡単に頷かないで下さい。

心が揺らがないためにも、あなたがどうして退職をしたいのか、改めて考え直してみましょう。

あなたの意思がブレないと分かる文章を考えて、切り出し方の例を書くとこうなります。

退職のご相談のお伺い

○○部長

お疲れ様です。○○です。

突然のことで大変申し訳ありませんが、退職したいと考えております。
長年〇〇業界に関心を寄せており、今の仕事にやりがいを感じているものの、今その業界に挑戦し独立を果たしたいと思い、退職を決意しました。
ここ数ヶ月の間、独立に向けての準備を進めており、誠に勝手ではございますが、〇月末までに会社を退職させていただけますでしょうか。

短い間でしたがご指導いただき、大変感謝しております。
メールでの報告となりましたこと、大変申し訳ございません。
お手数をおかけしますがよろしくお願いいたします。

「今までずっと考え続けていた」というように、あなたが実現させたいことに向けて、動いていることをアピールしましょう。普段の業務をこなしながら、そのような活動をしていたことが伝われば、あなたの退職の意思の強さを、相手も理解するでしょう。

今までのどのメールでも共通していますが、相手に対してお詫びの挨拶と感謝の気持ちを伝えることは、絶対に行いましょう。あなたが退職するまで、その人はあなたのことを見ていますから、最後まで気を抜かないようにしましょう。

あなたが退職後に進むべき道を、決めているのが分かる内容であれば、相手は無理にでも引き止めようとは、思わなくなるでしょう。

まとめ

いかがでしたでしょうか。

今回は「メールでの退職の切り出し方を5つの事例」をご紹介しました。
5つのポイントをまとめますと、

  1. アポイントを取る
  2. はっきり退職したい意思を伝える
  3. 退職理由は前向きな言葉にする
  4. 引き止められにくい退職理由にする
  5. 退職の意思が固いことを伝える


以上が、5つの切り出し方の事例になります。

退職を口頭で伝えるのは、あくまでもマナーです。
つまり、法的にはメールで退職を切り出しても、なんら問題はありません。

誰であっても、退職の話を上司に切り出すのは、緊張します。
もちろん、場数を踏めば、慣れるものでもありません。

しかし、緊張や気まずさを理由に、退職を切り出せないのは、あなたにとっても会社にとっても良くありません。

もし、いきなり退職の話を持ち出すのが、難しいのであれば、周囲に退職をほのめかしたり、退職経験者の話を聞いてみましょう。

退職に向けての準備を整えることで、メールで退職を切り出すときであっても、メールの内容も気持ちも、ブレなくなるでしょう。

あなたが、仕事を円満に退職できるよう、応援しています。

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