仕事が上手くこなせない人の大きな３つの特徴と解決方法について。

「メモを取ったり、上司や先輩のアドバイスを頂いても中々上手くいかないな。」

仕事をやっている中でこう思った事ありませんか？
私自身がそうでしたし、相当努力しているが、結果がなかなか振るわない人も見てきました。

努力というのは闇雲にやっても効果がありません。ですが、努力を正しい方向性にしていく事で、自分でも驚くくらいの効果を発揮します。

かといって、今更自分の仕事の進め方や、「ルーティーンを変えるのはすごく難しい」、「何より変える手順すらも思い浮かばない」という方もいらっしゃると思います。

今回は、自分自身の「業務改善」を目的に、仕事が上手くいかない原因と解決策を紹介していきたいと思います。

解決方法１：自分のキャパシティを理解する

解決方法その1、自分のキャパシティを理解する事です。

仕事が上手くいかない人は、自分のキャパシティが分かっていないパターンが多いです。
ここでいうキャパシティとは、100ある容量のうち、60を今の作業に使って、同時に残りの容量40で次の作業の準備をする、というようなイメージです。

私も、仕事が上手くいかない人を見ていると、容量の割り振りが苦手な方が、たくさんいらっしゃいました。

自分のキャパシティを理解していない事は、仕事が上手くいかない一番の原因であると私は思います。

日々仕事に携わっていると、覚えないといけない業務が増えていきます。
新しい業務を覚えたら、また新しい業務が舞い込んできた、ということは日常茶飯事です。

基本的な解決策として、まずは、自分が今どれくらい業務を覚えて、マニュアル等を見ずに自然とこなすことができるか、アウトプットができるかの判断が非常に大事です。

私はコールセンターに勤めていた頃、マニュアルを見なくても問題なくこなせる業務、マニュアルを見ながらこなせる業務、まったくわからない業務、の3つに分けていました。

例えば、マニュアルを見らずにやれる仕事、こちらは自分の中で業務スピードがより早くなるよう、効率の良い方法を模索します。

しかし、マニュアルを見ながらこなせる業務、まったくわからない業務、この2つについて私は、業務の手順、本質を完璧に把握するまで、効率の良さは求めません。

これはなぜかというと、仕事の全容をしっかり押さえずに効率化を図ろうとすると、どこかで仕事の手順が抜けてしまってミスが増えてしまい、1から見直して修正する羽目になってしまうのです。

時間がかかるような業務や、今自分の業務内容がチームの進捗に影響が出てしまうと、目も当てられないですよね。

僕の経験上、仕事ができる人は、自分の能力は自分自身が1番理解している。という方が殆どでした。

自分の能力を客観的に分析し、いろんな原因を洗い出し、問題解決のために自分自身のデータを集め、自分自身の業務改善の基礎にすることが大事です。

解決方法２：シングルタスクで仕事にあたる

解決方法2つ目、シングルタスクで仕事にあたることです。

例をあげると、「Aの仕事」と「Bの仕事」を、1時間以内に終わらせないといけない状況で、これらはあまり慣れていない仕事だとします。

皆さんでしたら、2つの仕事をどういう順序でこなすでしょうか。

皆さんの中には、もしかしたら、「Aの仕事の合間に並行でBの仕事をする。」という考え方の方がいらっしゃるかもしれません。

実はマルチタスクで作業すると、かえって効率が悪くなりがちです。

ここで確認をしていただきたいのですが、ポイントは、「あまり慣れていない仕事」ということです。

人間は、実はマルチタスクが苦手な生き物で、注意力や集中力を発揮する際、脳は「注意資源」というものを活用します。

「脳が注意力と集中力を発揮するための燃料」というイメージで考えてみてください。

燃料の総量は人それぞれです。注意力や集中力の維持をしなければならない状況で、慣れない仕事を並行してこなそうとするとどうなるでしょうか。

そう、一度に気を配らないといけないポイントが増え、能力の発揮に使う燃料が沢山減り、ミスが多発しやすくなるのです。

そうならないために、私はシングルタスクの考え方で、物事を進めていく事を強くオススメします。

先ほど例に挙げたことをシングルタスクで説明すると、「Aの仕事」を30分、「Bの仕事」を30分で終わらせる。というイメージです。

シングルタスクのメリットは、集中して取り組める環境を作りやすい。ということです。

私は一度焦ってしまうと、ミスが増えだすので、私はそういったことが起こらないよう、シングルタスクで業務を行う事を意識していました。

原因一つ目に述べた、自分のキャパシティと、1つの業務に使う自分の注意力と集中力、これらの情報を整理し、簡単なTo Doリストを作ります。

そして、作成したTo Doリストを基に業務を行い、一つの作業が終わるまでは、なるべくほかの作業に手を付けず、終わったら次の作業に取り掛かる。

直列で仕事を進めていく事で、「集中しやすい環境」「脳のリソースを消費しにくい」「ミスが減る」「仕事の理解が深まる」仕事のやり方を大きく変えずに効率よく進めていく事ができて、いい事尽くしです。

仕事に対するアプローチの仕方を変えるだけで、パフォーマンスというのは大きく変わります。

私は自分なりに考え抜いた結果、この方法にたどり着いたのですが、仕事に対するパフォーマンスというのが劇的に変化しました。

シングルタスクで業務を行い、自分が仕事に集中しやすい環境を作り、効率よく作業を進めていく事ができるかが、非常に大事だと思います。

解決方法３：質問の仕方を工夫する

解決方法3つ目、質問の仕方を工夫するという事です。

これは私が、上司や先輩に仕事の進め方について質問をした際に、よくご指摘をいただいていたので、紹介したいと思います。

コールセンター時代、私を含め、仕事の取り組みが遅い人達が上司の指示を仰ぐ際、共通していた部分がありました。

まずは、最終決定を上司に仰ぐというシチュエーションで、ダメな例といい例を説明します。

まずはダメな例で説明します。

「私の業務は現在、クライアントが○○を望んでおり、クライアントの意見とすり合わせて、この方針で行こうと思っているのですが、問題ないでしょうか？」

こちらがいい例です。

「私の業務は現在、この方針で行こうと思っています。理由はクライアントのが今○○を望んでおり、意見をすり合わせている最中なのですが、問題ないでしょうか？」

上の例と下の例、何が違うのか分かりますでしょうか。

そうです。結果と過程を話に持っていく順序が全く逆なんですよね。

上は過程を先に説明して、結論を最後に言っており、下の例は結果を先に言ってから経緯を説明しているんですよ。

なぜ、2つの例のような質問の仕方が生まれてしまって、上の例がダメなのか。

理由は、今の仕事の業務の着地地点があやふやなまま作業をしている、ということです。

この人すごい仕事ができるな、と思った人は例外なく、上司に何か最終決定を仰ぐ際に、結果を先に述べているという方しかいませんでした。

私が何事においても、心がけないといけないものは、基礎固めだと思います。

仕事とは言ってしまえば、初めに教えてもらった基礎の仕事からどんどんと派生し、いろいろな要素が組み合わせていく、いわば基礎を生かした応用の仕事をしている方が、たくさんいらっしゃるかと思います。

数学を勉強する時がまさにそうですよね、今日授業で習った数式で問題を解こうしたら、実は昨日の授業で習った数式を理解していないと、その問題はまず解けない。というパターンと一緒です。

ですので、今の業務がいまいち理解できていないと感じている方は、今まで教わってきたものはきちんと理解できているか確認するのが、一番の解決策です。

何事においても基礎の習得が重要です。

まとめ

いかかでしたでしょうか。

今回は、仕事が上手くこなせない人の3つの特徴と解決策について、今回ご紹介させていただきました。

以下、3つの解決方法のまとめです。

1. 自分の能力を客観的に分析し、いろんな原因を洗い出し、問題解決のために自分自身のデータを集め、自分自身の業務改善の基礎にすること。
2. シングルタスクで業務を行い、自分が仕事に集中しやすい環境を作り、効率よく作業を進めていく。
3. 何事においても基礎の習得が重要。

原因1つ目に述べた通りに、何事においても、上手くいかない要因をたどっていくと、自分のキャパシティが分かっていない場合が多いです。

まずは、自分のキャパシティを知り、自分の習熟度合を確認した後、業務改善のヒントを見つけていってください。

そして、努力をする上で一番大事なのが継続です。

最初から大きい目標を設定する必要はありません。
小さな目標を、階段のように積み重ねて登っていくイメージでいくといいですよ！

ほんの少しの時間でも大丈夫です。
考える時間を設けて継続するだけで、気が付いた時には皆さんの大きな力になっていますよ。