退職時の引き継ぎで5つの気を付けるべきポイントをご紹介!

引き継ぎをしっかりしてって言われちゃったよ。

ポチ
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恭一
恭一

ポイントを押さえてやればうまくいくよ。

やっと辞めますと伝えたのはいいけれど、上司に「引き継ぎはちゃんとやってね。」と言われてしまったあなた。

最後のひと仕事だけに、きちんとやり遂げたいけれど、うまくいくか不安ですよね。

退職したい日の希望もあるし、仕事もまだ残っているし、そのうえ引き継ぎもとなるとスケジュールをうまく立てないとマズそうです。


でもポイントを押さえれば、誰でもスムーズに引き継ぎができます。

私も実践しましたが、引き継ぎがうまく行ったことで気持ちよく退職の日を迎えることができました。

本記事では、退職時の引き継ぎで気を付けるべきポイントを5つご紹介します。

引き継ぎしないで辞めてもいい?

引き継ぎは法律上の義務ではありません。

しかし、円満に退職したいなら必要だと思われます。

引き継ぎをおろそかにすると、上司や後任者に迷惑をかけてしまったり、クレームが出たりと会社に損失が出る場合もあります。

しかも、転職する業界が同じ業種であれば、良い噂も悪い噂もすぐ流れますから転職にも響きます。

一度も転職せずに、生涯同一の会社に勤務し続ける人は少なくなっています。

自分も会社に残る側になることも、今後たくさんあるでしょう。

きちんと引き継ぎして退職することは、社会人のマナーとも言えるでしょう。

ポイント1:細やかに業務の洗い出しをする

退職を決めた日から、少しずつ準備を始めましょう。

まず始めに自分の業務の洗い出しをします。
最初は付箋などで書いて貼っていってもいいですが、まとめるときはなるべく、エクセルなどを使ってリスト化しましょう。

必要な項目としては、以下のようなものが考えられます。
内容については上司とも確認しておきましょう。

  • 引き継ぎの必要性
  • 作業の優先順位
  • 作業に必要な工数
  • 引き継ぎ資料の作成の必要性
  • 後任者の設定

以上の項目で作成したリストをもとに、スケジュールを組んだりとこの後のステップを決めていきます。


私は、以前体調が悪くなり長期休暇を取ってしまいました。

そんな時には誰かに自分の仕事を代行してもらう可能性があるのに、自分の仕事についてまとめたものが何もなかったので、自宅から電話で対応したりと大変でした。

退職時なら尚更、辞めた後で対応するのはお互い辛い部分もあります。

まずはリストアップして、無理なく引き継ぎを進めていきましょう。

ポイント2:無理のないスケジュールを組む

引き継ぎを十分に終えることができてから、退職となるよう、日程を無理なく定めましょう。

もちろん、今やり残している仕事で自分がやり遂げるべき業務があれば、それが終わる日程ともすり合わせる必要があります。

そう考えると仕事残りや、引き継ぎに1ヶ月程かかる見込みとして、なおかつ残った有給休暇を消化したいとすれば、逆算して1〜3ヶ月前には退職を伝えるべきですね。

もちろん有給休暇の保有日数は、確実に再確認しておきましょう。

有給休暇の消化は、労働者の権利ですので堂々と行っていいわけですが、上司とも相談してスケジューリングした方がいいです

無理のない退職日の設定ができれば、みんなも納得してくれるので気持ちよく退職できます。

ポイント3:引き継ぎ内容は資料に残す

引き継ぎ内容は口頭で済ますことなく、資料に残しておきましょう。

マニュアル化しておくのもいいです。

すでに手順書などがあった場合でも、現状に合っているように修正をしておきます。


できれば図や写真などを入れて、わかりやすいものにすることに越したことはありません。

関連ファイルの格納場所は共有フォルダにすることと、ファイルの名称は内容に合ったわかりやすいものにしておきましょう。

そして、他には詳細が載っているサイトのURLなどもあったらいいでしょう。

可能であれば動画撮影もおすすめです。


以前に退職した同僚が残した資料があり、後任者として見てみたのですが、とりとめもない文章だけで構成されたものでした。

文章だけでは、非常にわかりにくく、その文書を見ながら作業してみようとしても、とてもじゃありませんが無理でした。

このような場合、後任者は一から調べたりしなくてはならず、甚大な手間がかかってしまいます。


後任者が無理なく仕事ができるように、わかりやすく形に残し、やりやすいように整えておきましょう。

ポイント4:後任者に教育をする

日程的に余裕があるのであれば、口頭での引き継ぎや文書に残すことに加えて、後任者に対して実際に教育をする方がなおいいですね。

実際に、説明後には後任者自身がメインとなって、一通り業務をやってみてもらいましょう。



そうするとわからない点が明らかになるので、より細かく伝えることができますし、漏れもなくなります。

そして、気付きが出れば、文書の修正もしておきましょう。

今後、自分の代わりに頑張っていただく方に対し、せめて伝えられることは全て伝えきってから去りましょう。

ポイント5:挨拶はきちんと済ます

営業職であれば顧客や、取引先周りをして、これまでの感謝と共に退職の旨を伝えましょう。

そのうち、重要な顧客や取引先に対しては、可能な限り、後任者と一緒に出向き、紹介しておけばもっと良いでしょう。

このように、後に残る同僚や取引先とも、きれいに引き継ぎとお別れしておくことはとても大事です。

ある意味、自分の気持ちだけで辞めるわけですから、せめて残る皆さんが仕事がしやすくなるよう配慮する必要があります。


「立つ鳥跡を濁さず」を実践することは、鳥だけでなく人間であっても同じです。


まとめ

今回は「退職時の引き継ぎで5つの気をつけるべきポイント」をお伝えしました。

  • 細やかに業務の洗い出しをする
  • 無理のないスケジュールを組む
  • 引き継ぎ内容は資料に残す
  • 後任者に教育をする
  • 挨拶はきちんと済ます


まとめると、まず自分の業務の棚卸をして、希望の退職日を設定するとすれば、上司や同僚や後任者に迷惑がかからないよう、引き継ぎを終えて辞めることができるような日にすることが大切です。

そして引き継ぎ内容は必ず文書化しましょう。

業務に詳しくない方であっても、それを見ながらであれば、仕事ができるようなものを作成しましょう。

そして可能な限り後任者がいた方が良いですし、その方に直接教育する機会があると最高ですね。

最後に上司、同僚、後任者と顧客や取引先にも、きちんと挨拶をしてフィナーレを締めくくりましょう。



大事なのは、どうせもう辞めてしまうからと、投げやりな気持ちにならないよう、気をつける事です。

なぜなら、退職日まではこの会社で給料をもらっているのです。

ですから、引き継ぎも仕事のうちなので、誠意を持って取り組む方がスマートでカッコイイと思います!

きれいに退職の作業を終わらせることができると、新しい職場でも気持ちよくスタートが切れるものです。

今後の自分のためにも最後、もうひと踏ん張りしましょう!!

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