退職時に出す挨拶メールの5つのポイントをご紹介します!

とうとう会社に退職しますって言っちゃったな~

ポチ
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後は、退職日まで業務をこなして、退職の挨拶のメールを送るだけだ!

ポチ
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恭一
恭一

メールの内容や、いつ頃メールを送るかは、決めているかな?

えっと、退職日の直前でいいんじゃないのかな?

ポチ
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恭一
恭一

メールを送る相手によって、内容や送る日は変わってくるよ。
一緒に確認していこう!

退職が決まると、それまでお世話になった人や上司に社外の人と、退職の挨拶をすることになります。

仕事で関わった人たちに、お礼の気持ちを伝えるためにも、退職の挨拶は疎かに出来ません。

とはいっても「退職するのは初めてだから、どんな内容をメールで伝えればいいのか分からない」「前に退職していたあの人は、どんな感じで退職していたっけ?」など、不安で落ち着かない気持ちになりますよね。

でも心配はいりません。退職の挨拶をメールで伝える時には、押さえておくべき5つのポイントを、念頭に置いておけば、あなたの感謝の気持ちを伝えることが出来ます。

それでは、退職時に出す挨拶メールの5つのポイントを、例文も添えてご紹介していきます!

ポイント1:一斉送信でも問題ない

個別に送るものだと思ってたけど、一斉送信でいいんだね!

ポチ
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退職の挨拶のメールを、一斉送信で送るのは失礼に当たりません。

意外に思われるかもしれませんが、一斉送信で送ることは何も問題ありません。
もし個別に送るとなると、送る相手の数は、かなりの大人数になるのではないでしょうか。

人数分のメールを用意していては、日が暮れますので、一斉送信で送るようにしましょう。

ただし、一斉送信でメールを送る際には、「宛先」には注意しましょう。

具体的には、送信相手は「BCC」に入れ、自分のアドレスを「TO」に入れます。

「宛先」はメールを作成する際に、見落としがちな部分です。
あなたの普段の業務でも、メールの宛先が違うことなどで、トラブルがあったのではないでしょうか。

本文を丁寧に書くことが出来ても、宛先に失礼があっては、メールをもらった相手は、いい気持ちはしないでしょう。宛先の最終確認は、最低でも2回してミスを防ぎましょう。

また、当然のことですが、一斉送信の内容は、誰が読んでも問題がないものにしましょう。
つまりは、親しい間柄の人しか分からないような内容は、一斉送信で送るメールには記載しない、ということです。

一斉送信で送る相手の中には、あなたとの関わりがあまりない人もいると思います。
その人にも、伝わる挨拶にするよう、心がけましょう。

宛先に不備がないことを確認し、誰が読んでも伝わる内容で、メールを一斉送信しましょう。

ポイント2:社内・社外でメールを送る日を分ける

恭一
恭一

メールの送信先が誰なのか、確認しておこう!

送り先が、社内の人向けか社外の人向けかで、メールを送る日を分けましょう。

ここで気を付けてほしいことは、社内向け・社外向けともに、退職を公表してもいい時期が来てから、送るようにして下さい。

送り先が社内の人向けの場合、あなたが最後に会社に出勤する日、最終出勤日に送りましょう。
社内の人向けのメールは、今までお世話になったことへの、感謝の気持ちを伝えるものになります。

会社特有のルールがある場合は別ですが、基本的には、最終出勤日の定時から1時間前に送るのが、良いでしょう。

では、社外の人向けの場合ですが、こちらは退職日の2~3週間前に送りましょう。

あなたの仕事を引き継ぐ後任が決まったタイミングなど、なるべく早い連絡が望ましいです。
というのも、あなたが退職した後も、その社外の人は、あなたと行っていた仕事を続けるわけですから、気になるのは今後の仕事の進捗のはずです。

相手を安心させるためにも、引き継ぎを完了させて、なるべく早めに退職の挨拶のメールを送りましょう。

社内向けと社外向けで、メールを分けるのは大変かもしれませんが、先程の一斉送信と組み合わせれば、少しは手間が省けるでしょう。

あなたが退職した後も、問題なく仕事が進むよう、メールの送信日には気をつけましょう。

ポイント3:社内向けはシンプルに

シンプルって、どれくらいシンプルならいいの?

ポチ
ポチ

シンプルで内容が分かりやすい挨拶、これを徹底しましょう。
お世話になった人へのことを考えると、どうしても書きたいことが多くなるかもしれません。

ですが、退職の挨拶のメールは、一斉送信で送りますので、誰が相手でも分かるものである必要があります。

例文を用意したので、そちらと一緒に見ていきましょう。

件名:退職のご挨拶

本文:
○○部○○課の皆様

お疲れ様です。○○部○○課の○○です。
私事で恐縮ですが、このたび、一身上の都合により○月○日付で退社することになり、本日が最終出社日となりました。
本来であれば直接ご挨拶をすべきところ、メールでのご挨拶にて失礼いたします。

在職中は皆様には大変お世話になり、心よりお礼申し上げます。
業務を通し、皆様から多くのことを学ばせていただきました。
この会社で培った経験を、今後も活かしていきたいと思っております。

退職後の連絡先は下記になります。
今後何かありましたら、こちらへご連絡をいただけると幸いです。

メール:xxxxxxxx@xxxxx
電話番号:xxx-xxxx-xxxx

最後になりましたが、皆様のさらなるご健勝とご活躍を心よりお祈り申し上げます。
今まで、本当にありがとうございました。

まず、件名の時点で、どのような内容のメールか分かるものにしましょう。
一目見て、「これは退職に関するメールなんだな」と相手が理解してくれることが大切です。

退職の理由ですが、ここでは「一身上の都合」に留めておきましょう。
人によって退職理由は様々ですが、ビジネスのメールで、しかも一斉送信で多くの人が見るメールでは、詳しく書く必要はありません。

もしも退職後も、会社の人と連絡を取りたい場合は、連絡先も記載しておきましょう。
ただ必須ではないので、記載したくない人は、無理に書かなくても大丈夫です。

社内向けですから、あくまでシンプルに、退職の挨拶を済ませましょう。

ポイント4:社外向けは安心してもらうことを意識する

恭一
恭一

あなたが居なくなった後も、その仕事は継続するから、引き継ぎは忘れずに!

社外向けのメールの内容は、「相手が安心できる内容であるかを意識しましょう。
あなたが退職すると知った相手方は、仕事の引き継ぎ状況が気になるはずです。

相手が欲しいと感じる情報を、挨拶と一緒に送ることで、あなたが居なくなった後も、仕事が進むことを伝えましょう。

こちらも例文と一緒に見ていきましょう。

件名:退職のご挨拶(株式会社○○ 自分の名前)

本文:
株式会社○○ ○○部
○○○○様

いつもお世話になっております。株式会社○○の○○です。
私事で大変恐縮ですが、一身上の都合により、○月○日をもって株式会社○○を退職することになりました。最終出社日は○月○日の予定です。

○○様には何かとお力添えをいただき、心より感謝しております。
本来であれば直接ご挨拶をすべきところ、メールでの挨拶になりましたことお詫び申し上げます。

後任は、同じ部署の○○が務めさせていただきます。退職までにしっかりと引き継ぎを行いますので、どうぞご安心ください。
つきましては、後日、○○ともどもご挨拶に伺わせていただきます。追って日程のご都合をお伺いさせていただきます。

最後になりましたが、貴社のご発展と○○様のますますのご活躍を心よりお祈り申し上げます。

ポイントとして、退職日を明記することを忘れないようにしましょう。
相手があなたと連絡を取りたい場合、いつまであなたが勤務しているか分からなければ、仕事に支障が出る可能性があります。

2つ目に、後任者が誰なのかも、記載しましょう。
あなたの後任者が、相手と今後の仕事関係を作るのですから、これは必須の連絡事項です。
挨拶に伺う日にちを決めたいという意思も、挨拶と一緒に伝えましょう。

また、社内向けでは連絡先を記載しましたが、社外向けの退職の挨拶のメールには、連絡先は記載しないようにしましょう。連絡先を書くと、相手の信用を損ねることに繋がります。これは、退職理由を記載しないことと、同じ理由です。

あなたが退職しても、業務に支障がないことを伝えて、相手に安心してもらいましょう。

ポイント5:お世話になった人には感謝の気持ちを伝える

お世話になったあの人には、もっと内容を濃くしてメールしたいな!

ポチ
ポチ

一斉送信で送ったメールとは別に、お世話になった人には個別でメールを送ると、より感謝の気持ちが伝わります。その人との、仕事のエピソードや思い出もあるでしょうから、それについて言及するのもいいですね。

その人から何を学んだのかを添えれば、相手も「あなたと仕事をしてよかった」と思ってくれます。

以下が、お世話になった人宛の、メールの例文です。

件名:退職のご挨拶

本文:
○○事業部○○課 ○○様
お疲れ様です。○○事業部の○○です。

このたび、一身上の都合により○月○日付で退社することになり、本日が最終出社日となりました。
本来であれば直接ご挨拶をすべきところ、メールでの挨拶にて失礼いたします。

○○部長には入社当初から目をかけていただき、大変多くのことを学ばせていただきました。
なかなか結果を出せない中で、温かい叱咤激励の言葉をいただいたこと、今でも覚えています。

在籍中はいたらぬ点もあったかと思いますが、ご指導いただきありがとうございました。
今後も○○部長から教えていただいたことを糧にし、新たな場でも活かしていきたいと思っております。

最後になりましたが、○○部長のさらなるご健勝とご活躍を心よりお祈り申し上げます。
今まで、本当にありがとうございました。

基本的な構成は、社内向けに一斉送信したメールと、同じで構いません。

ここで大切なのは、ネガティブな内容は避けるということです。
「ご迷惑をおかけしました」ではなく、「叱咤激励していただき、ありがとうございました。」と前向きな言葉に換えましょう

具体的なエピソードを交えれば、相手も気持ち良くあなたのことを、送り出してくれるでしょう。

相手から学んだことを入れて、前向きな言葉で伝えれば、あなた感謝の気持ちが伝わる退職の挨拶になること、間違いなしです。

まとめ

いかがでしたでしょうか。

今回は「退職時に出す挨拶メールの5つのポイント」をご紹介しました。
5つのポイントをまとめますと、

  1. 一斉送信でも問題ない
  2. 社内・社外でメールを送る日を分ける
  3. 社内向けはシンプルに
  4. 社外向けは安心してもらうことを意識する
  5. お世話になった人には感謝の気持ちを伝える


以上が、5つのポイントになります。

退職をメールで伝えることは、悪いことではありません。

別れの挨拶を文字で伝えるのは、難しく感じるかもしれませんが、今回のポイントを押さえて、退職の挨拶をメールで伝えれば、あなたの気持ちはきっと相手に伝わります。
感謝の気持ちを持って、送ることが大切です。

今までお世話になった人達に、メールだけで退職の挨拶を済ますことが心苦しければ、直接会って、あなたの言葉で伝えるのも良いでしょう。

気持ち良く今の職場から離れられるよう、最後の挨拶も手を抜かないようにしましょう!

退職の挨拶をしっかり行うことで、気持ち良く前向きに、次の仕事を向かえるでしょう。
私も、あなたの次の活躍を、応援しています。

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