うわー！仕事が終わらない！
定時はもうとっくに過ぎてるのに、仕事は終わる気配がしないよ。
それは、仕事の取り組み方に、工夫を加える必要がありそうだね。
工夫って言ったって、そこまで手が回らないよ。
大丈夫！これから紹介する対処法は、今からでも実践できるものだよ！
繁忙期を迎えたり、仕事でトラブルが発生すると、必然的に仕事の量が増え、定時に終えられないことがありますよね。
「このままじゃ、締め切りまで間に合わない！」だったり「今日は早く帰りたいけど、このままだと仕事が中途半端なままになりそう！」など悩みは尽きないのではないでしょうか。
なかなか終えられない仕事、ここでちょっとやり方を見直してみませんか？
あなたの今の仕事の取り組み方を、見直して改善するだけでも、定時までに仕事を終えられるようになるはずです。では一体どうすればよいか。
今回は、仕事が定時までに終わらない場合の5つの対処法をご紹介します！
対処法１：優先順位をつける
どういうことを基準に、順位を付ければいいのかな？
仕事を効率よく終わらせるためにも、まず今ある仕事の優先順位を付けましょう。
いつからどの業務から始めるのか、どの業務が締め切りが迫っているのか、把握できているでしょうか。頭では分かっているつもりでも、業務に追われて焦っていると、優先順位を見誤ることがあります。
「この業務は、まだ余裕があるから、忘れないようにメモには残しておこう」「お客さんからの連絡だから、これは優先的にやろう」と考えながら、時には上司に相談して決めてみましょう。
仕事を整理することで、今あなたが取り組むべき課題が見え、順序立てて進められることが出来ます。
優先順位の切り分け方は、重要性と緊急性に分けたマトリクスを立てるのが良いしょう。
例えば、重要性と緊急性が高いものを1番優先にして、順位を付けていくなどです。
図のように、あらかじめ「何を基準に優先順位付けをするのか」というのを、あなた自身で決めておきましょう。忙しくなる前に準備をしておけば、この基準に従って、適切に業務を振り分けることが出来ます。
もちろん、仕事によっては、あなたが設定した、順位付け通りにいくとは限りませんが、ある程度の指標を用意しておくと、実際に終えられないと感じる仕事を任されても、冷静に対処することが出来ます。
また、それほど仕事量が多くないと感じる時でも、優先順位付けは普段から活用することが出来ます。
「朝はなかなか集中できないから、単純作業を最初に持ってこよう」「会議があるから、会議の準備やメールチェックの時間を用意しよう」といった感じに工夫するのも、良いでしょう。
優先順位付けをスムーズに行うため、あらかじめ基準を用意し、仕事を振り分けて取り組みましょう。
対処法２：仕事を一人で抱え込まない
何でも仕事を引き受け過ぎてはいないかな？
今ある仕事は、あなたでなければできない仕事でしょうか？
仕事をたくさん抱え込むのはやめましょう。
他の仕事を引き受けたり、「自分でやった方が早い」と考えて、何でも自分ひとりだけで、やり遂げようとしていないでしょうか。
仕事が溜まり過ぎて、八方塞がりになる前に、周りの人に頼りましょう。
一人で出来る仕事の量には、人によって限度があります。
あなたが抱えている仕事は、あなた一人で解決できるのか、見直してみてください。
「周りの人に頼むのは、なんだか気まずい」と感じるかもしれませんが、そう思うのは一時だけです。一人で抱えて、結果的に仕事が終わらない状態になる方が、周りにとって迷惑になってしまいます。
また、仕事を一人で抱え過ぎたせいで、体調を崩してしまうかもしれません。
「この仕事のこの部分は、私が担当するので、この部分をお願いできますでしょうか。」といった風に、周りにあなたの役割の一部を、預けてしまいましょう。
もし周りへの仕事の振り分け方に迷ったら、上司に相談してみるのも良いでしょう。
上司は仕事を割り振ることを、普段の仕事で行っていますし、全体のスケジュールを管理しています。「この仕事は私一人では終わらせられないので、〇〇さんに協力を頼もうと考えているんですが、問題ないでしょうか。」と聞いてみましょう。
周りの協力を得る形で、終わらない仕事を、終わる仕事に変えていきましょう。
対処法３：時間管理を意識する
時間を意識することで、集中して仕事に取り組めるよ！
あなたが終わらないと感じているその仕事は、いつまでに終わらせるか把握していましたか？
仕事を終わらせるためには、どの仕事をいつまでにやるべきか、把握している必要があります。
とにかく目の前にある仕事を、片っ端から手を付けるのではなく、スケジュールを考えながら仕事を進めなければ、終わる仕事も終わりません。
その仕事が、誰にいつまでに渡すべきかなど、全体の時間を意識して取り組みましょう。
例えば、10日後に提出する仕事は、3日かければ完了できるとします。
その場合、遅くともいつまでに始めるべきなのか、あなたは考えているでしょうか。
もしその仕事が、お客さんに提出する重要なものであれば、10日後ギリギリに終わらせるのでは、もしミスがあった場合に、取り返しがつきません。
時間を意識して仕事の終わらせるには、実際の予定とは違う「あなただけのスケジュール」を立てる必要があります。実際には、10日後に提出する仕事を、ミスがあった場合や上司とのダブルチェックを行いたいと考えれば、始める予定は早めに設定するべき、と考えるようになります。
ただただ必死に取り組むのではなく、全体の時間の流れを意識して、仕事を終わらせるスケジュールを立てましょう。
また、時間を意識した、スケジュールを立てる時に注意したいのが、予定をぎちぎちに詰めることです。仕事はアクシデントがつきものですから、それをリカバリー出来るように、余裕をもった時間配分をしましょう。
どの仕事を、どれくらいかければ終わらせられるのか、あなたのキャパシティと一緒に考えましょう。
全体のスケジュールから、どの仕事をいつまでに終わらせるのか、あなた自身の目標を立てることで、スムーズに仕事を進められます。
対処法４：ツールを使って効率化
僕でも使える簡単なツールもあるかな？
効率的に仕事を進めるためには、ツールを使うのがおすすめです。
あなたは仕事をするとき、何でも自力で計算したり、自力で資料を作成していないでしょうか。
それではあまりに非効率で、終わる仕事も終わりません。
世の中には、仕事を効率的にするツールが溢れていますから、是非活用しましょう。
パソコンを使った作業を行う仕事であれば、ショートカットキーを覚えるのは、必須と言えるでしょう。これを知っているだけでも、デスクトップの整理整頓を簡単に行うことができ、作業も効率的に進めることが出来ます。
また、対処法1や対処法2でご紹介した方法でも役立てられる、TODOリストを活用するのも良いでしょう。人間は、複数のことを覚えておくのが苦手です。これがあれば、忘れてしまっても、リストを確認することで、ミスを事前に防げます。
さらに、現代は数多くのコミュニケーションツールが用意されています。色々な会議に出たり、複数のチームの連絡を取る必要がある時に役立つ、様々なツールを活用しましょう。
あなたの仕事にあった、効率化ツールを取り入れるだけでも、単純作業をツールに任せながら、重要な業務に多くの時間を割けることが出来るでしょう。
TODOリストやコミュニケーションツール以外にも、仕事でよく使うという人が多い”Excel”もおすすめです。もともと表計算ソフトであるExcelは、計算が得意です。
効率的に使うには、表の使い方やマクロを組むための知識が必要ですが、覚えて活用できるようになれば、あなたの仕事で大いに活躍してくれるはずです。
ツールを使うと、あなたの仕事を適切に割り振ったり、単純作業を簡略化したりと、多大な恩恵を受けることが出来るでしょう。
対処法５：休憩時間はしっかり休む
焦り過ぎるあまり、休むことを疎かにしてはいないかな？
仕事を終わらせるための方法を、色々と模索することも大切ですが、一番忘れてはいけないのが、あなたの体調管理です。
仕事を終わらせることに躍起になって、日々の睡眠や息抜きを疎かにしていないでしょうか。
もし、休憩時間中も仕事をしているのであれば、それは危険信号です。
仕事を終わらせるためにも、あなたの体調のためにも、リラックス出来る時間を、しっかり確保しましょう。
「そうは言っても、仕事を終わらせなきゃならないし、休む時間が減るのは当然」と考えていないでしょうか。どれだけ忙しくても、必ず休む時間は確保してください。
睡眠時間が減ったり、ストレスを過剰に抱えていると、生活習慣病などの体に悪影響が生じるのはもちろん、脳が次第に働かなくなり、うつ状態になってしまう可能性があります。
仕事の忙しさを理由に、休憩を疎かにするのではなく、短い時間でもストレスを発散できる工夫をしましょう。好きな物を食べるでも、外を散歩してみるでも構いません。
「具体的にどうやって、休憩時間を有効活用すればいいか分からない」という人は、こちらの記事を参考にしてみては、いかがでしょうか。
仕事が終わらないから、残業続きの毎日でいれば、体調を崩してしまい、結果的に仕事も遅れてしまうでしょう。
休憩時間は、あなたの体調を整えるために必要な時間です。
仕事を終わらせることばかり考えるのではなく、時にはあなたの体調についても、考えてあげてください。
日々の忙しさの中にも、仕事を乗り切るための活力を、取り戻す時間を用意しましょう。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
今回は「仕事が定時までに終わらない場合の5つの対処法」をご紹介しました。
まとめますと、
- 優先順位をつける
- 仕事を一人で抱え込まない
- 時間管理を意識する
- ツールを使って効率化
- 休憩時間はしっかり休む
以上が、5つの対処法になります。
慌ただしい日々が続くと、気持ちが焦ったり、仕事を終えられない自分自身が、嫌になってしまうかもしれません。ここで一度、気持ちを落ち着かせる必要があります。
仕事を終えられない原因を考え、今抱えている問題をひとつづつ、解決していきましょう。
あなたが仕事を終わらせるために行動すれば、周りの人もあなたの積極的な行動に気づいて、声をかけてくれるはずです。
現状に絶望せず、今あなたが出来ることを、一つでも多くやっていきましょう。
あなたの行動を見てくれている人は必ずいます。
私もあなたの活躍を応援しています。
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